Ilmu administrasi sangat diperlukan untuk menjalankan sebuah instansi pemerintahan atau perusahaan untuk menunjang suatu proses pelaksanaan kegiatan. Apabila didalam suatu instansi pengelolaan administrasinya baik maka instansi tersebut akan berjalan dengan baik pula. Oleh karena itu, salah satu faktor untuk mencapai kesuksesan dari sebuah instansi ditentuntukan oleh administrasinya.
Pengertian administrasi secara umum dapat dibedakan menjadi dua yaitu dalam arti sempit dan arti luas. Pengertian administrasi dalam arti sempit menurut Prajudi Atmosudirdjo adalah “tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat-mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespodensi, kearsipan, dan sebagainya”.
Berdasarkan dari pengertian administrasi diatas, administrasi dapat disimpulkan sebagai proses kerjasama yang melibatkan sedikitnya dua orang untuk mecapai tujuan yang sudah ditentukan sebelum mereka memulai kegiatan.
Fungsi utama dari dibuatnya administrasi adalah untuk:
- Perencanaan (Planning)
- Pengorganisasian (Organizing)
- Pengumpulan Sumber ( Assembling resources)
- Pengendalian Kerja (Supervising)
- Pengawasan (Controling)
Sedangakan tujuan umum dalam didirikannya Administrasi adalah untuk:
- Dapat memonitoring kegiatan administrasi perkantoran, sehingga kegiatan lebih terorganisir dengan baik dan rapi.
- Dapat melakukan evaluasi berdasarkan data yang ada, sehingga dapat mengetahui data dan performa organisasi terhadap suatu bisnis yang dijalankan.
- Dapat digunakan untuk memudahkan dalam penyusunan program pengembangan suatu usaha atau kegiatan, sehingga segala program yang akan direncanakan bisa berjalan dengan maksimal sehingga akan berdampak pada hasil ahkhir yang maksimal pula.
- Dapat digunakan untuk mengamankan kegiatan usaha dan organisasi di perusahaan.